Formulaire de demande pour une subvention d'évènements spéciaux

La période d'application pour les projets 2024 est du 1 septembre au 15 octobre 2023.

La subvention pour événements spéciaux permet de financer les organismes sans but lucratif et à but lucratif admissibles de Champlain afin de soutenir les événements existants et les nouveaux événements dans la communauté. Les événements doivent s'aligner avec les valeurs du Canton pour une communauté saine et vibrante, améliorant la qualité de vie, le tourisme, la culture et les loisirs et fournissant des avantages économiques à l'économie locale. Les événements financés doivent être accessibles à tous les résidents. Les demandes de services " en nature " doivent être indiquées dans la demande de subvention. Tous les événements faisant l'objet d'une demande de subvention pour événements spéciaux doivent se conformer aux conditions de la Politique sur les événements spéciaux CED-001 du Canton.

Processus d'évaluation des demandes

Toutes les demandes de subventions financières seront considérées lors du prochain processus budgétaire de la municipalité.

Le personnel administratif du Canton révisera chaque demande de subvention afin de s'assurer que tous les renseignements nécessaires sont fournis avant que la demande de subvention ne soit soumise au Conseil. Le Canton évaluera la valeur des demandes en biens et services et l'inclura dans la demande de subvention avant de la soumettre au Conseil.

Toutes les demandes de subvention seront évaluées en fonction de la nécessité du projet, du rapport coût-efficacité, de la viabilité financière, de la viabilité à long terme, du niveau de contribution à la qualité de vie de la communauté et de la participation/réponse de la communauté.

Lors de la révision des demandes de subvention et de la préparation des recommandations, les facteurs suivants sont pris en compte :

• Qualité et crédibilité de l'organisme et du programme (par exemple, accréditation, licences), y compris l'efficience, l'efficacité et la stabilité organisationnelles démontrées.
• Capacité organisationnelle permettant de fournir le service proposé.
• Besoin communautaire réel pour le service proposé.
• Besoin financier pour mettre en œuvre la proposition.
• Le nombre de résidents de Champlain qui bénéficieront du service.
• Avantages pour les personnes, les familles, les organisations et la communauté en général.
• Rôle et nombre de bénévoles.
• Caractère unique du service.
• Plus d'une source de financement externe recherchée.
• Rôles des partenaires, relations de collaboration et interaction avec la communauté.
• Valeur des autres programmes, services et aides financières de la municipalité.
• Résultats de l'évaluation.
• La demande est dûment complétée - tous les documents sont fournis et toutes les questions ont été répondues.
• Qualité de la demande - présentation exhaustive, claire et convaincante de l'information et de la justification.

Parmi les demandes, les moins favorables à une subvention sont celles qui:

• S'appuient uniquement sur le Canton pour la réussite du projet.
• Démontrent un manque de partenariat ou de collaboration.
• Répètent un projet déjà existant dans la communauté.
• Ne remplissent pas toutes les conditions requises, ne sont pas claires ou ne sont pas convaincantes.
• N'ont pas respecté les exigences du Canton dans le passé.

Les organismes qui se livrent à des activités illégales (par exemple, un tirage ou une loterie non déclarés), même après avoir été informés par le canton, ne pourront pas recevoir de financement.

Admissibilité

• Un organisme à but lucratif peut recevoir un financement municipal pour l'organisation d'un événement spécial si 100 % des profits de l'événement sont versés à un organisme sans but lucratif.
• Les demandeurs doivent être un organisme dont les activités se déroulent principalement dans le canton de Champlain.
• Un organisme peut faire une demande de subvention pour événements spéciaux qui comprend plusieurs événements au cours de l'année, car une seule subvention peut être accordée à un organisme par année.
• Le demandeur peut se référer à la politique sur les événements spéciaux pour plus d'information.
• L'organisme doit démontrer l'existence d'autres appuis financiers et en nature (c.-à-d. collecte de fonds et soutien bénévole).
• Tout financement doit être destiné à des projets futurs. Le financement rétroactif ne sera pas considéré.
• Le renouvellement du financement ne sera disponible que pour les organisations qui se sont conformées aux exigences en matière de rapports des subventions précédentes.
• Le financement garanti ne concerne que l'année fiscale au cours de laquelle l'organisation a présenté sa demande. Elle ne doit pas être considérée comme un engagement du Canton à poursuivre cette subvention dans les années à venir.
• Aucune subvention financière ne sera considérée à moins d'être spécifiquement autorisée par la présente politique. En accordant des subventions, le Canton peut imposer les conditions qu'il juge appropriées à sa seule et unique discrétion.
• Pour une augmentation importante du financement au-delà de 3 %, l'organisme doit justifier l'augmentation et la façon dont les fonds supplémentaires bénéficieront à la communauté.

Exclusions

• Écoles, équipes sportives ou voyages de groupes privés (c'est-à-dire tournois ou activités de la saison régulière)
• Uniformes et vêtements d'équipe
• Organisations politiques, religieuses ou confessionnelles
• Organisations ayant des affiliations politiques
• Conseils et comités
• Événements ayant lieu dans d'autres municipalités
• Événements ouverts uniquement à un public d'intérêt particulier ou pour recruter de nouveaux membres
• Un événement qui fait partie de la programmation régulière de l'Organisation
• Les événements qui comportent des éléments inappropriés, notamment des éléments discriminatoires, violents ou offensants, ou qui ne sont pas autorisés par la loi ;
• Les événements qui sont potentiellement nuisibles à la sécurité publique ou qui peuvent entraîner des dommages aux installations ou lieux publics

Dépenses inadmissibles

Sans limiter le pouvoir discrétionnaire du Canton, les coûts suivants sont des dépenses inadmissibles et ne peuvent donc pas être payés par une subvention municipale :

• Frais de gestion des événements
• Frais de fonctionnement courants de l'Organisation
• Droits de musique/de représentation
• Salaires de gestion
• Voyages
• Frais de fonctionnement de l'organisation ou gestion du déficit

Financement

1. Les montants des subventions accordées dépendront des fonds disponibles, qui peuvent changer d'une année à l'autre.
2. Avant le versement de tout fonds municipal, les bénéficiaires doivent signer une "lettre d'entente", qui précise les conditions de la subvention.
3. Les organisations qui reçoivent une subvention seront tenues responsables de la dépense des fonds conformément aux objectifs/plans énoncés.

Les demandes de subvention récurrentes d'une organisation seront évaluées en fonction de la responsabilité financière démontrée par le passé par les demandeurs. Les fonds accordés dans le cadre de ce programme doivent être utilisés aux fins spécifiques décrites dans la demande. Ils ne sont pas transférables entre projets ou groupes sans l'approbation préalable du Conseil, et seule une augmentation annuelle maximale de 3 % sera accordée sans justification. Pour une augmentation significative du financement au-delà de 3 %, l'organisme doit justifier l'augmentation et la façon dont les fonds supplémentaires profiteront à la communauté.

Étant donné que la subvention communautaire peut impliquer une demande en nature et l'utilisation d'installations municipales, les demandeurs ne peuvent recevoir qu'une seule subvention par an et ne peuvent recevoir qu'une partie des fonds demandés.